V rámci vlastní kontroly jsme zjistili, že jsme u pracovníka za kalendářní rok 2018 nárokovali v ŽoP 25 dnů dovolené, přičemž nárok na dovolenou z projektu měl být 20 dnů. Překročení nároku na dovolenou jsme zjistili po uzavření říjnových mezd, daný pracovník stále na projektu pracuje. Můžeme odúčtovat (ve smyslu vykázání výdajů v ŽoP)  5 dní dovolené, o které byl nárok překročen, i když bude nárok vyrovnán mimo ŽoP, v rámci které došlo k překročení tohoto nároku? Jak správně odúčtovat mzdové výdaje v ŽoP a jak přistupovat k pracovním výkazům a příloze Realizační tým k ZoR?

Pravidla pro žadatele a příjemce, obecná část (dále „PpŽP“) umožňují nerovnoměrné čerpání dovolené v rámci projektu, přičemž nárok na dovolenou je posuzován za každého jednotlivého pracovníka, nikoliv za položku rozpočtu. Nárok na dovolenou způsobilý z projektu bude ze strany ŘO kontrolován až na konci realizace projektu, zjištěný stav (popisovaný viz výše) lze tedy ještě narovnat v době, po kterou je ještě pracovník zapojen do projektu, resp. je naposledy uveden na soupisce dokladů (dále „SD“).  Mzdové výdaje na SD v rámci ŽoP však za daného pracovníka nesmí vykazovat zápornou hodnotu. Dále je důležité, že dovolená musí být odúčtována z měsíce (na SD bude ve sloupci Identifikace kalendářního roku a měsíce, k němuž se vztahují osobní náklady uveden tento měsíc), ve kterém došlo k překročení nároku na dovolenou, a to ve výši náhrad v daném měsíci nárokovaných. (1 měsíc = 1 řádek na SD, částka bude uvedena s mínusem, ve sloupcích „Fond pracovní doby pracovníka u zaměstnavatele v daném měsíci v hodinách“ a „Počet odpracovaných hodin na projektu“ prosím uveďte příslušné hodiny – vše s mínusem). Odúčtování je nutné zdůvodnit ve sloupci Popis příjmu/výdaje, příp. v samostatném dokumentu.

Odúčtování není možné v případě, kdy by došlo k překročení čerpání nároku na dovolenou  daného zákonem/kolektivní smlouvou – v takovém případě již došlo k porušení PpŽP, a ŘO by postupoval v souladu s kap. 9.2 PpŽP (jednalo by se tedy o nezpůsobilý výdaj).

Výkazy práce ani přílohu Realizační tým k ZoR nelze v okamžiku, kdy je ŽoP, v rámci které došlo k překročení nároku na dovolenou, schválena, zpětně měnit.