Časté dotazy

V MŠ máme chůvu plně hrazenou z projektu výzvy Šablony II. V podané žádosti o podporu do výzvy Šablony III jsme si pro jistotu tuto aktivitu navolili také, a to po celou dobu realizace až do roku 2023. Kdy budou zveřejněny informace, týkající se realizace šablony po 31. 8. 2020. Jak postupovat v případě, že se chůva nebude moci nadále financovat z projektu?

V současné době probíhá legislativní proces vedoucí k tomu, aby mohla být chůva hrazena ze šablon i po 31. 8. 2020. Chůva byla do III. vlny šablon zařazena i z toho důvodu, že MŠMT věří v možnost dalšího financování ze šablon a za tím účelem podniká veškeré kroky. Pokud bude novela vyhlášky č. 14/2005 Sb. schválena do 31. 8. 2020, může být chůva v II. i III. vlně šablon hrazena i po datu 31. 8. 2020 a mateřské školy o tom budou ze strany ŘO OP VVV informovány prostřednictvím interní depeše. Pokud chůvu nebude možné v rámci šablon hradit, lze změnou projektu zvolit jakékoli jiné šablony.

Podle Pravidel pro žadatele a příjemce OP VVV musí být schválená jednotková sazba za danou pozici dodržena za celou dobu realizace projektu, tyto osobní výdaje však lze čerpat nerovnoměrně. Proč tedy musí být z žádosti o platbu vyjmuty osobní výdaje přesahující schválenou jednotkovou sazbu o více než 20 %, když byly tyto výdaje vynaloženy v souladu s PpŽP?

V návaznosti na zjištění auditu, které poukázalo na rizikovost pravidla pro nastavení jednotkových sazeb u pracovních pozic hrazených z přímých výdajů projektu, se ŘO více zaměřil na kontrolu dodržování jednotkových sazeb a přijmul preventivní opatření, které má zabránit schvalování rizikových výdajů. V případě, že ŘO zjistí při kontrole žádosti o platbu, že příjemce předkládá k vyúčtování výdaje, u nichž sazba převyšuje jednotkovou sazbu pro danou pozici o více než 20 %, vyjme ŘO (případně příjemce po dohodě s ŘO) část výdajů přesahující 120 % průměrné jednotkové sazby z dané ŽoP. Nejedná se o nezpůsobilý výdaj, příjemce má možnost takto vyjmutou částku opět předložit v některé z následujících ŽoP a tato částka bude schválena, pokud bude po jejím započtení jednotková sazba v průměru dodržena. ŘO kumulativně eviduje dodržování jednotkové sazby, vč. částek, které ŘO vyjmul, tudíž v případě, že je možné částku do ŽoP opět předložit, bude na to příjemce Řídicím orgánem upozorněn (upozornění Řídicím orgánem na možnost opětovného předložení výdajů neplatí pro výdaje, které vyjmul příjemce).

Tímto postupem není dotčena možnost příjemce čerpat průměrné jednotkové sazby schválené v rozpočtu projektu nerovnoměrně – vyúčtovávané výdaje budou příjemci schváleny v plné výši, v případě, že bude v průměru jednotková sazba dodržena. Nadále tak platí, že jednotková sazba za příslušnou pozici musí být dodržena v průměru za celou dobu realizace projektu.

Kdy je možné požádat o změnu doby, pro kterou je stanoven hraniční finanční milník, v návaznosti na vydaný metodický dopis, který se týká situací, které souvisejí se šíření koronaviru?

Změna doby, pro kterou je stanoven hraniční finanční milník, je možná jen v případě, že příjemce žádá o prodloužení doby realizace projektu a kdy v souvislosti s tím dojde i k posunu okamžiku 60 % doby realizace projektu. Obecně platí, že v případě, kdy termín pro naplnění hraničního milníku spadne do stejného sledovaného období, za které byl doposud stanoven, tak se období nemění a lze upravit pouze výši hraničního milníku. Příjemce je povinen spolu se žádostí o změnu předložit kromě zdůvodnění také změnu finančního plánu.

Pokud se nám u šablon Využití ICT ve vzdělávání nepodaří zajistit náhradní výuku tak, jak je popsáno ve Sdělení řídícího orgánu OP VVV (zapůjčením zařízení dětem / žákům), bude možné po otevření škol realizovat „fyzicky“ výuku vícekrát týdně?

Po otevření škol je možné všechny „zmeškané“ hodiny nahradit, aktivita tak bude prodloužena a naplněna. „Zameškané“ vyučovací hodiny lze nahrazovat tak, že v jednom týdnu proběhnou max. dvě vyučovací hodiny s ICT (v jedné šabloně). Šablona uvádí: „Pokud v jednom týdnu není možné aktivitu realizovat, je možné ji v jiném týdnu nahradit a realizovat v tomto týdnu 2 hodiny.“

Reporty personálních pozic budou za dobu mimořádných opatření obsahovat různé typy činností, které jsou důležité pro fungování školy. Jsou někde tyto činnosti specifikovány?

Personální pozice mohou vykonávat činnosti související s překlenutím současného krizového stavu, ale musí se jednat o vztah ke škole (ke vzdělávacímu procesu), např. roznášení úkolů žákům, příprava videomateriálů atd. Například u chůvy platí, že může i nadále vykonávat činnosti bez dětí (dezinfekce v MŠ, příprava materiálů, knih, hraček) a další činnosti související s překlenutím současného období v mateřské škole. V pracovněprávních dokumentech je nutné zkontrolovat a případně i doplnit místo výkonu práce z domova, popř. typy činností.

V rámci vlastní kontroly jsme zjistili, že jsme u pracovníka za kalendářní rok 2018 nárokovali v ŽoP 25 dnů dovolené, přičemž nárok na dovolenou z projektu měl být 20 dnů. Překročení nároku na dovolenou jsme zjistili po uzavření říjnových mezd, daný pracovník stále na projektu pracuje. Můžeme odúčtovat (ve smyslu vykázání výdajů v ŽoP)  5 dní dovolené, o které byl nárok překročen, i když bude nárok vyrovnán mimo ŽoP, v rámci které došlo k překročení tohoto nároku? Jak správně odúčtovat mzdové výdaje v ŽoP a jak přistupovat k pracovním výkazům a příloze Realizační tým k ZoR?

Pravidla pro žadatele a příjemce, obecná část (dále „PpŽP“) umožňují nerovnoměrné čerpání dovolené v rámci projektu, přičemž nárok na dovolenou je posuzován za každého jednotlivého pracovníka, nikoliv za položku rozpočtu. Nárok na dovolenou způsobilý z projektu bude ze strany ŘO kontrolován až na konci realizace projektu, zjištěný stav (popisovaný viz výše) lze tedy ještě narovnat v době, po kterou je ještě pracovník zapojen do projektu, resp. je naposledy uveden na soupisce dokladů (dále „SD“).  Mzdové výdaje na SD v rámci ŽoP však za daného pracovníka nesmí vykazovat zápornou hodnotu. Dále je důležité, že dovolená musí být odúčtována z měsíce (na SD bude ve sloupci Identifikace kalendářního roku a měsíce, k němuž se vztahují osobní náklady uveden tento měsíc), ve kterém došlo k překročení nároku na dovolenou, a to ve výši náhrad v daném měsíci nárokovaných. (1 měsíc = 1 řádek na SD, částka bude uvedena s mínusem, ve sloupcích „Fond pracovní doby pracovníka u zaměstnavatele v daném měsíci v hodinách“ a „Počet odpracovaných hodin na projektu“ prosím uveďte 0, vzhledem k tomu, že v současné době IS KP neumožňuje vložit zápornou hodnotu). Odúčtování včetně počtu hodin, kterého se týká, je nutné zdůvodnit ve sloupci Popis příjmu/výdaje, příp. v samostatném dokumentu.

Odúčtování není možné v případě, kdy by došlo k překročení čerpání nároku na dovolenou  daného zákonem/kolektivní smlouvou – v takovém případě již došlo k porušení PpŽP, a ŘO by postupoval v souladu s kap. 9.2 PpŽP (jednalo by se tedy o nezpůsobilý výdaj).

Výkazy práce ani přílohu Realizační tým k ZoR nelze v okamžiku, kdy je ŽoP, v rámci které došlo k překročení nároku na dovolenou, schválena, zpětně měnit.

Jaký je zákonný důvod k oprávněnosti požadavku na doložení dodatečných dokumentů potřebných k ověření způsobilosti přímých osobních výdajů zahrnutých v ŽoP v případě Posílení kontroly způsobilosti osobních výdajů v projektech OP VVV (viz zveřejněná aktualita ze dne 1.10.2019)?

Aktualita zveřejněná dne 1. 10. 2019 reflektuje požadavky vzešlé z auditu Evropské komise a potřebu kontroly max. výše úvazku a výši osobních výdajů za projektovou část úvazku ve smyslu kontroly využívání veřejných prostředků v projektu, které nesmí suplovat povinnost zaměstnavatele vyplácet mzdu za ostatní část úvazku jako celku (tedy zda např. v situaci, kdy má zaměstnanec více úvazků, nepředstavuje projektová část mzdy jedinou složku mzdy). ŘO tedy přijal opatření, které zajišťuje, aby byly během správního ověření výdajů přezkoumány všechny příslušné podpůrné dokumenty, které ověří, že vyplacená čistá mzda byla vypočtena správně a obsahovala i mzdu projektovou.

Dle části 8.7.2 obecných Pravidel pro žadatele a příjemce prostředků OP VVV (dále jen "PpŽP"), které jsou zveřejněny na www stránkách ministerstva (https://opvvv.msmt.cz/balicek-dokumentu/item1000043.htm), je dokladování osobních výdajů stanoveno variantně (odpovídá dosavadní praxi, kdy si např. příjemce může zvolit, zda výši osobních výdajů doloží mzdovou sjetinou, mzdovým listem či výplatní páskou a úhradu výpisem z bankovního účtu nebo sjetinou z účetního systému, atd.), ale ŘO si ve chvíli, kdy nejsou doloženy dokumenty považované EK za dostatečné, musí vyžádat od příjemců dodatečné podklady související s realizací projektu (konkrétní variantu dokladů). Oprávnění ŘO vyžádat si dodatečné podklady je implementována do právních aktů o poskytnutí podpory, v bodě "Oznamovací povinnost", ve kterém je uvedena povinnost příjemce poskytnout písemně poskytovateli dotace na jeho žádost jakékoliv doplňující informace související s realizací projektu.  Jedná se tedy stále o výkon státní moci. Zpřísnění dokladování má tedy oporu přímo v právních aktech o poskytnutí podpory, přičemž reflektuje základní princip způsobilosti výdajů, že aby byl výdaj považován za způsobilý, musí být mj. řádně identifikovatelný, prokazatelný a doložitelný (viz PpŽP, část 8.7.1 Obecné podmínky způsobilosti výdaje).

Rádi bychom v návaznosti na vydaný dokument Posílení kontroly způsobilosti přímých osobní výdajů uvedli na pravou míru, že příjemce nemusí požadované dokumenty vkládat do ISKP14+ a že za účelem ověření dodatečných dokladů (např. výplatních pásek) je možné ze strany ŘO provádět monitorovací návštěvy , v jejichž průběhu příjemce administrátorovi předloží požadované výstupy pro provedení administrativního ověření na místě. Dokument dále nestanovuje zcela explicitně,  jaké konkrétní dokumenty má příjemce ke kontrole předložit, uvádí však příklad mzdových listů a výplatních pásek k doložení výše výdaje a výpisů z bankovních účtů či výdajových pokladních dokladů k doložení úhrady čisté mzdy. Dokument v podstatě především vylučuje vybrané varianty PpŽP, které neobsahují kompletní rozsah informací pro posouzení způsobilosti (především sjetiny ze mzdového systému v případě výše výdajů a sjetiny z účetního systému v případě úhrady výdajů), pokud by měly sloužit jako jediný podklad pro ověření výdajů (výpis z účetního systému příjemce a výpis z bankovního účtu nelze považovat za rovnocenné dokumenty, protože zatímco výpis z účtu je dokument banky, jakožto nezávislého subjektu, který dokládá převod peněz z bankovního účtu příjemce, výpis z účetního systému je dokument vypracovaný výlučně příjemcem).

Z pohledu zákonnosti zpracování osobních údajů (v souvislosti s danou problematikou) se jedná zpracování osobních údajů podle čl. 6 odst. 1 písm. c) obecného nařízení o ochraně osobních údajů v kombinaci se zpracováním podle  čl. 6 odst. 1 písm. b) a e) obecného nařízení o ochraně osobních údajů.

Celkový 1,2 úvazek platí pouze pro projekt nebo pro celou organizaci? Lze mít na projektu úvazek 1,00 a ještě mimo projekt úvazek 0,2 – oba na stejné instituci?

V případě členů odborného týmu, kteří mají udělenou výjimku na výši úvazku a mohou dosahovat úvazku v součtu až do výše 1,2 násobku fondu pracovní doby daného měsíce, lze mít úvazek 1,0 na projektu a 0,2 mimo projekt.

Totéž platí v případě pedagogických pracovníků škol vymezených v § 7, odst. 3 školského zákona a akademických pracovníků vymezených v § 70, zákona o vysokých školách (těmto pracovníkům je ze strany ŘO udělena výjimka na 1,2 úvazek automaticky).

Max. úvazek platí pro zaměstnance, jejichž odměňování je hrazeno z přímých výdajů (pro úvazek 1,0 i 1,2). Jde o celkový úvazek zaměstnance u všech subjektů zapojených do realizace projektu (příjemce a partneři), tzn. započítávají se všechny odpracované hodiny daného zaměstnance vč. případných DPP a DPČ na všech projektech dané instituce/institucí.

Jak je ověřováno využití finančních prostředků z vyplacených jednotkových nákladů?

ŘO nekontroluje vynakládání konkrétních výdajů na stáže, ale pouze předepsané dokumenty (výstupy) stáže. Smyslem jednotkového vykazování je zjednodušení kontroly konkrétních výdajů.

Jak lze naložit s  nevyčerpanými finančními prostředky v položce 1.2 rozpočtu určenými na jednotkové náklady?

Nevyčerpané finanční prostředky lze využít na další stáže. Snížení alokace položky rozpočtu, ve které jsou kumulativně alokovány jednotkové náklady na realizaci volitelné aktivity č. 5.2., tzn., přesun finančních prostředků z této položky rozpočtu do jiných položek/kapitol rozpočtu, není umožněn ani podstatnou ani nepodstatnou změnou.