Časté dotazy

Jaké má žadatel povinnosti v souvislosti s archivací dokumentů spojených s realizací projektu?

Povinnosti příjemce v oblasti archivace dokumentů jsou popsány v Pravidlech pro žadatele a příjemce zjednodušených projektů, verze 1 až 3 (dle příslušné výzvy). Dále jsou uvedeny v právním aktu (Rozhodnutí o poskytnutí dotace).

Níže jsou uvedeny některé povinnosti a doporučení pro oblast archivace:

Dle Pravidel pro žadatele a příjemce, verze 3, jsou příjemci dotace povinni zajistit uchování dokumentů spojených s realizací projektu min. do 31. 12. 2033. V kapitole 7.4.3 Pravidla uchovávání dokumentů, je uvedeno, že „Příjemce je povinen uchovávat dokumenty spojené s realizací projektu. U dokumentů, které jakožto originály existují v IS KP14+ (resp. MS2014+), ovšem příjemce není povinen zajistit jejich uchovávání v originále na místě odlišném od IS KP14+ (resp. MS2014+). Pokud je v tomto informačním systému k dispozici pouze sken dokumentu, musí uchování originálu (či ověřené kopie) zajistit příjemce. Ve vazbě na potřebu zajištění řádné funkce systému pro záznam a uchovávání účetních záznamů pro každou činnost je stanovený termín, po který musí být originální dokumenty k dispozici kontrolním orgánům do 31. 12. 2033, pokud legislativa nestanovuje pro některé typy dokumentů dobu delší.“

ŘO doporučuje seznámit se s dokumentem Praktický pomocník pro archivaci zjednodušených projektů, který je dostupný na https://opvvv.msmt.cz/download/file5574.pdf. Zde se uvádí že „V souvislosti s uvedeným datem musí školy/školská zařízení upravit skartační řád školy tak, aby obsahoval informaci o povinnosti archivace projektových dokumentů do uvedeného termínu.“ A dále jsou zde uvedeny příklady dokumentů, které je třeba uchovávat v souladu s Pravidly pro žadatele a příjemce zjednodušených projektů.

ŘO OP VVV si dovoluje také odkázat na podobný dotaz, který byl již v minulosti uveřejněn u výzvy č. 63/64 jako dotaz č. 23 a u výzvy 65/66 jako dotaz č. 19.

Byli jsme vyzváni k doplnění data výstupu z projektu u podpořených osob v systému IS ESF 2014+ a vykázání do závěrečné zprávy o realizaci, ovšem bez uvedení konkrétních osob, u kterých je požadována editace. V projektu bylo podpořeno více jak padesát osob. Jak jednoduše zjistit, u které osoby jsou data doplněna a u které ne?

V IS ESF 2014+ v detailu projektu na záložce Podpořené osoby je možnost rozšířit viditelné sloupce s údaji, které jsou důležité pro vykázání všech dílčích indikátorů do závěrečné zprávy o realizaci. Sloupce můžete přidávat po stisknutí tlačítka Možnosti (ozubené kolečko zcela vpravo), Vybrat sloupce (zde je možné zatrhnout viditelnost sloupců, například: Datum výstupu z projektu, Postavení na trhu práce, Nejvyšší dosažené vzdělání) a poté uložit stisknutím OK. Nyní se budou zobrazovat u podpořených osob požadované údaje, které pak můžete v detailu podpořené osoby editovat. Nezapomeňte po provedených změnách u podpořených osob vždy schválit seznam podpořených osob a poté načíst data z IS ESF 2014+ do IS KP14+ v rozpracované ZoR/ZZoR. Teprve pak se celý proces vykázání všech 6-kových indikátorů dokončí.

Jak zjistíme jméno projektového manažera, který administruje náš projekt a se kterým bychom mohli konzultovat dotazy?

V IS KP14+ v levé nabídce je zařazena záložka s názvem „Manažeři projektu ŘO/ZS“. Po rozkliknutí je možné zjistit jméno administrátora projektu, kterého poté zadáte jako adresáta interní depeše.

Před pár dny jsme obdrželi informaci o schválení závěrečné zprávy o realizaci. Je tedy pravý čas na archivaci projektové dokumentace. Je nutné uchovávat dokumenty, doklady k projektu či depeše na odlišném místě než v systému IS KP14+?

Veškerá dokumentace k projektu musí být v originále k dispozici kontrolním orgánům do 31. 12. 2033. Pokud jste tak již neučinili v souvislosti se zahájením realizace projektu, upravte skartační řád školy tak, aby obsahoval informaci o povinnosti archivace projektových dokumentů do výše uvedeného termínu.

V Pravidlech pro žadatele a příjemce zjednodušených projektů je uvedeno, že dokumenty, které jsou originály v IS KP14+, není příjemce povinen uchovávat v originále na místě odlišném od IS KP14+. Pokud je v tomto informačním systému k dispozici pouze sken dokumentu, musí uchování originálu (či ověřené kopie) zajistit příjemce. Nicméně vzhledem k případným personálním změnám či ztrátě přístupových údajů do systému IS KP14+ doporučujeme dokumenty, které velmi úzce souvisí s realizací projektu, archivovat v interní elektronické projektové složce mimo IS KP14+. Zvláště pak komunikaci s Řídícím orgánem, která svým způsobem ovlivnila realizaci projektu, či řešila například uznatelnost výstupů. Dále dokumenty související s žádostí o dotaci, ZoR, ZZoR a žádostí o změnu.

V tiskové podobě nezapomeňte archivovat mj. karty účastníků, portfolia pedagogů, pracovní smlouvy/DPČ/DPP a v neposlední řadě evidenci docházky u personálních šablon a finanční vypořádání projektu po schválení ZZoR. Do projektové složky uložte i veškeré výstupy z dotazníkového šetření. Uchovejte samozřejmě i dokumenty k výběrovému řízení, pokud bylo realizováno, a případná vyrozumění od kontrolních orgánů vztahující se k dotaci.

Kontakt na konzultační linku pro šablony je zmiňován v každé depeši či výzvě k doplnění při administraci projektu. Konzultační linka je ale velice vytížená. Jaký čas je nejvhodnější pro telefonické kontaktování, nebo máme spíše zasílat dotazy na e-mailovou adresu?

Konzultační linka pro šablony je v provozu každý pracovní den od 9:00 – 15:00. Pracovníci konzultační linky odpovídají na e-mailové dotazy průběžně a nejdéle do tří pracovních dnů je dotaz vyřešen. Pro zefektivnění a zrychlení vyřízení telefonického dotazu je nutné mít vždy připraveno registrační číslo projektu a název školy. Dohledávání těchto údajů prodlužuje dobu vyřizování dotazů a má za následek delší čekací lhůty na spojení.

Při administraci závěrečné zprávy o realizaci se nám správně načetly hodnoty 6-tkových indikátorů, které jsme měli navoleny v projektu. Je nutné v souvislosti s ukončením projektu zaznamenat ještě nějaké další údaje do systém IS ESF2014+?

Velice důležitým krokem v IS ESF2014+ (dále je „IS ESF“) je uvedení data dosažení výstupu projektu u podpořených osob. Na základě tohoto údaje se vypočítávají hodnoty indikátorů po ukončení projektu za celý operační program. Dále je také nutné zaznamenat údaje po ukončení účasti v projektu zapojeným osobám na kartě účastníka (v druhé části formuláře) a v případě kladných odpovědí i v IS ESF. Pokud jste tyto údaje editovali v IS ESF až v závěrečné zprávě o realizaci (dále jen „ZZoR“), je nutné stiskem tlačítka „Schválit seznam podpořených osob“ editované údaje potvrdit a následně v IS KP14+ v ZZoR vstoupit na indikátor 6 00 00 a aktualizovat data z IS ESF, aby se informace mezi oběma systémy přenesly.

Po skončení monitorovacího období předáváme veškeré podklady pro zprávu o realizaci firmě, která nám projekt administruje. Proč nám tedy vždy volají pracovníci konzultační linky a upozorňují nás na to, že nemáme podanou zprávu o realizaci?

Pravděpodobně firma, která zajišťuje administraci projektu, připraví zprávu o realizaci (dále jen „ZoR“) a případně v zastoupení podá v nejzazším možném termínu.

Obecně jsou příjemci na termín předložení ZoR informováni interní depeší. Jakmile se přiblíží konec termínu pro podání ZoR (cca 3 pracovní dny před daným termínem), Řídicí orgán OP VVV (dále jen „ŘO“) identifikuje projekty, u kterých dosud nebyla ZoR prostřednictvím IS KP14+ podána, a pracovníci konzultační linky jejich příjemce obvolávají a upozorňují na povinnost předkládat ZoR v termínech, formě a způsobem v souladu s Pravidly pro žadatele a příjemce ZP. Za řádné předložení ZoR není dle rozhodnutí o poskytnutí dotace zodpovědná firma či místní akční skupina administrující projekt, ale příjemce dotace. Těmito opatřeními se ŘO snaží snížit riziko udělení sankcí za nedodržení lhůty pro podání ZoR v řádném termínu.

V této souvislosti ŘO doporučuje nenechávat zpracování, finalizaci a samotné podání ZoR na poslední chvíli.

Jak jednoduše zjistím kontakt na administrátora projektu?

Komunikace s poskytovatelem dotace je z důvodu auditní stopy směřována pouze přes systém IS KP14+, tedy prostřednictvím depeší. V adresátech depeše naleznete manažera Vašeho projektu. Novou depeši je ovšem nutné psát výběrem záložky z levého menu přímo na projektu, nikoli z hlavní strany ihned po přihlášení do systému.

Na škole došlo ke změně ředitele, jak máme administrovat změnu?

V žádosti o změnu příjemce zvolí (otevře) obrazovky Subjekty projektu, Osoby subjektu a Dokumenty. Do odůvodnění změny popíše situaci. Na obrazovce Subjekty projektu příjemce vybere subjekt příjemce a záznam zpřístupní k editaci prostřednictvím tlačítka Vykázat změnu. Následně na obrazovce Osoby subjektu u odstupujícího statutárního zástupce příjemce zvolí akci Záznam smazán a záznam uloží. Příjemce přidá novou osobu k subjektu prostřednictvím tlačítka Nový záznam. Zde vyplní požadované údaje, zaškrtne relevantní checkbox a opět záznam uloží. Do dokumentů žádosti o změnu vloží jmenovací dekret nového statutárního zástupce. Po provedení kontroly příjemce záznam finalizuje a elektronicky podepíše.

Vyplnili jsme dotazník, který má být přílohou ZZoR. Bez kontroly jsme dotazník  finalizovali. Bohužel jsme zjistili, že nedošlo ke zlepšení. Je možné opětovné zpřístupnění dotazníku?

Pro naplnění indikátoru 5 10 10 Počet organizací, ve kterých se zvýšila kvalita výchovy a vzdělávání a proinkluzivnost je nutné doložit závěrečný výstup z dotazníkového šetření, ve kterém je třeba prokázat alespoň minimální zlepšení. Přímo v prostředí vyplňování dotazníku a rovněž na webu vyhlášené výzvy Šablony II jsou zveřejněny Pokyny, které je potřeba před vyplněním dotazníku přečíst a které školu provedou vyplněním dotazníku krok po kroku.

Finalizaci dotazníku předchází krok vyhodnocení dotazníku, které je předfinálním vratným krokem a umožňuje výsledek dotazníku zkontrolovat.  Opětovné zpřístupnění dotazníku je možné pouze v ojedinělých případech, a to na základě řádného zdůvodnění chybného vyplnění, přičemž zdůvodnění posuzují a opětovné zpřístupnění povolují garanti výzvy.