Výzva č. 02_16_035 - Šablony pro SŠ a VOŠ I - MRR

Povinnosti příjemce v oblasti archivace dokumentů jsou popsány v Pravidlech pro žadatele a příjemce zjednodušených projektů, verze 1 až 3 (dle příslušné výzvy). Dále jsou uvedeny v právním aktu (Rozhodnutí o poskytnutí dotace).

Níže jsou uvedeny některé povinnosti a doporučení pro oblast archivace:

Dle Pravidel pro žadatele a příjemce, verze 3, jsou příjemci dotace povinni zajistit uchování dokumentů spojených s realizací projektu min. do 31. 12. 2033. V kapitole 7.4.3 Pravidla uchovávání dokumentů, je uvedeno, že „Příjemce je povinen uchovávat dokumenty spojené s realizací projektu. U dokumentů, které jakožto originály existují v IS KP14+ (resp. MS2014+), ovšem příjemce není povinen zajistit jejich uchovávání v originále na místě odlišném od IS KP14+ (resp. MS2014+). Pokud je v tomto informačním systému k dispozici pouze sken dokumentu, musí uchování originálu (či ověřené kopie) zajistit příjemce. Ve vazbě na potřebu zajištění řádné funkce systému pro záznam a uchovávání účetních záznamů pro každou činnost je stanovený termín, po který musí být originální dokumenty k dispozici kontrolním orgánům do 31. 12. 2033, pokud legislativa nestanovuje pro některé typy dokumentů dobu delší.“

ŘO doporučuje seznámit se s dokumentem Praktický pomocník pro archivaci zjednodušených projektů, který je dostupný na https://opvvv.msmt.cz/download/file5574.pdf. Zde se uvádí že „V souvislosti s uvedeným datem musí školy/školská zařízení upravit skartační řád školy tak, aby obsahoval informaci o povinnosti archivace projektových dokumentů do uvedeného termínu.“ A dále jsou zde uvedeny příklady dokumentů, které je třeba uchovávat v souladu s Pravidly pro žadatele a příjemce zjednodušených projektů.

ŘO OP VVV si dovoluje také odkázat na podobný dotaz, který byl již v minulosti uveřejněn u výzvy č. 63/64 jako dotaz č. 23 a u výzvy 65/66 jako dotaz č. 19.

Preventivní distanční realizace aktivit není možná. Aktivity byly připraveny a schváleny Evropskou komisí pro prezenční výuku. Distančně lze aktivity realizovat pouze tehdy, pokud je škola povinná vést distančně i běžnou výuku v souladu s Manuálem k provozu škol a školských zařízení ve školním roce 2020/2021 dostupném na odkazu https://www.msmt.cz/file/53629/.

Ano, systém umožňuje nastavení upozornění, a to buď prostřednictvím e-mailu nebo formou SMS. Po přihlášení do systému IS KP14+ zvolte tlačítko PROFIL UŽIVATELE (vpravo nahoře). Na záložce KONTAKTNÍ ÚDAJE zvolíte formu notifikace, číslo telefonu (v mezinárodním formátu +420xxxxxxxxx) nebo e-mail a potvrdíte stiskem tlačítka „Uložit“.

V IS ESF 2014+ v detailu projektu na záložce Podpořené osoby je možnost rozšířit viditelné sloupce s údaji, které jsou důležité pro vykázání všech dílčích indikátorů do závěrečné zprávy o realizaci. Sloupce můžete přidávat po stisknutí tlačítka Možnosti (ozubené kolečko zcela vpravo), Vybrat sloupce (zde je možné zatrhnout viditelnost sloupců, například: Datum výstupu z projektu, Postavení na trhu práce, Nejvyšší dosažené vzdělání) a poté uložit stisknutím OK. Nyní se budou zobrazovat u podpořených osob požadované údaje, které pak můžete v detailu podpořené osoby editovat. Nezapomeňte po provedených změnách u podpořených osob vždy schválit seznam podpořených osob a poté načíst data z IS ESF 2014+ do IS KP14+ v rozpracované ZoR/ZZoR. Teprve pak se celý proces vykázání všech 6-kových indikátorů dokončí.

V IS KP14+ v levé nabídce je zařazena záložka s názvem „Manažeři projektu ŘO/ZS“. Po rozkliknutí je možné zjistit jméno administrátora projektu, kterého poté zadáte jako adresáta interní depeše.

Veškerá dokumentace k projektu musí být v originále k dispozici kontrolním orgánům do 31. 12. 2033. Pokud jste tak již neučinili v souvislosti se zahájením realizace projektu, upravte skartační řád školy tak, aby obsahoval informaci o povinnosti archivace projektových dokumentů do výše uvedeného termínu.

V Pravidlech pro žadatele a příjemce zjednodušených projektů je uvedeno, že dokumenty, které jsou originály v IS KP14+, není příjemce povinen uchovávat v originále na místě odlišném od IS KP14+. Pokud je v tomto informačním systému k dispozici pouze sken dokumentu, musí uchování originálu (či ověřené kopie) zajistit příjemce. Nicméně vzhledem k případným personálním změnám či ztrátě přístupových údajů do systému IS KP14+ doporučujeme dokumenty, které velmi úzce souvisí s realizací projektu, archivovat v interní elektronické projektové složce mimo IS KP14+. Zvláště pak komunikaci s Řídícím orgánem, která svým způsobem ovlivnila realizaci projektu, či řešila například uznatelnost výstupů. Dále dokumenty související s žádostí o dotaci, ZoR, ZZoR a žádostí o změnu.

V tiskové podobě nezapomeňte archivovat mj. karty účastníků, portfolia pedagogů, pracovní smlouvy/DPČ/DPP a v neposlední řadě evidenci docházky u personálních šablon a finanční vypořádání projektu po schválení ZZoR. Do projektové složky uložte i veškeré výstupy z dotazníkového šetření. Uchovejte samozřejmě i dokumenty k výběrovému řízení, pokud bylo realizováno, a případná vyrozumění od kontrolních orgánů vztahující se k dotaci.

Konzultační linka pro šablony je v provozu každý pracovní den od 9:00 – 15:00. Pracovníci konzultační linky odpovídají na e-mailové dotazy průběžně a nejdéle do tří pracovních dnů je dotaz vyřešen. Pro zefektivnění a zrychlení vyřízení telefonického dotazu je nutné mít vždy připraveno registrační číslo projektu a název školy. Dohledávání těchto údajů prodlužuje dobu vyřizování dotazů a má za následek delší čekací lhůty na spojení.

Velice důležitým krokem v IS ESF2014+ (dále je „IS ESF“) je uvedení data dosažení výstupu projektu u podpořených osob. Na základě tohoto údaje se vypočítávají hodnoty indikátorů po ukončení projektu za celý operační program. Dále je také nutné zaznamenat údaje po ukončení účasti v projektu zapojeným osobám na kartě účastníka (v druhé části formuláře) a v případě kladných odpovědí i v IS ESF. Pokud jste tyto údaje editovali v IS ESF až v závěrečné zprávě o realizaci (dále jen „ZZoR“), je nutné stiskem tlačítka „Schválit seznam podpořených osob“ editované údaje potvrdit a následně v IS KP14+ v ZZoR vstoupit na indikátor 6 00 00 a aktualizovat data z IS ESF, aby se informace mezi oběma systémy přenesly.

Pravděpodobně firma, která zajišťuje administraci projektu, připraví zprávu o realizaci (dále jen „ZoR“) a případně v zastoupení podá v nejzazším možném termínu.

Obecně jsou příjemci na termín předložení ZoR informováni interní depeší. Jakmile se přiblíží konec termínu pro podání ZoR (cca 3 pracovní dny před daným termínem), Řídicí orgán OP VVV (dále jen „ŘO“) identifikuje projekty, u kterých dosud nebyla ZoR prostřednictvím IS KP14+ podána, a pracovníci konzultační linky jejich příjemce obvolávají a upozorňují na povinnost předkládat ZoR v termínech, formě a způsobem v souladu s Pravidly pro žadatele a příjemce ZP. Za řádné předložení ZoR není dle rozhodnutí o poskytnutí dotace zodpovědná firma či místní akční skupina administrující projekt, ale příjemce dotace. Těmito opatřeními se ŘO snaží snížit riziko udělení sankcí za nedodržení lhůty pro podání ZoR v řádném termínu.

V této souvislosti ŘO doporučuje nenechávat zpracování, finalizaci a samotné podání ZoR na poslední chvíli.

V reportech/zápisech by měl být především stručně popsán průběh samotné aktivity. Důležité je ale také vždy alespoň jednou větou zaznamenat přípravu a následnou reflexi.

Ve výstupech (záznamy/zápisy/reporty) je třeba stručně popsat aktivitu dle požadavků uvedených v jednotlivých šablonách v příloze č. 3 výzvy – Přehled šablon. Pokud je požadavek na popis přípravy, průběhu, reflexe a sdílení s kolegy, je třeba se minimálně jednou větou věnovat každému z požadavků. V popisu se zaměřte na podstatu šablony, např. v záznamu z tandemové výuky bude popisována spolupráce dvou pedagogů, v záznamu ze sdílení zkušeností prostřednictvím návštěv bude popsána výměna zkušeností mezi pedagogy.

V žádném z dokumentů dokládaných ke zprávám o realizaci neuvádějte celá jména dětí či žáků/studentů. Plně dostačující jsou kódy nebo čísla.

Při zpracování závěrečné zprávy o realizaci projektu se ujistěte, že

• jsou uzavřeny všechny ŽoZ,
• veřejné zakázky jsou přepnuty do končeného stavu,
• je vyplněno datum ukončení realizace projektu,
• jsou vykázány horizontální principy s pozitivním vlivem projektu,
• je doložena souhrnná zpráva k výsledkovému indikátoru 52510,
• je doložen výstup dotazníku k výsledkovému indikátoru 51010,
• vykázané hodnoty výstupových indikátory nepřekračují cílovou hodnotu,
• hodnota indikátoru 50501 odpovídá vykázaným personálním šablonám (krácená šablona se nevykazuje ve výstupovém indikátoru),
• indikátor 51010 – je vyplněna dosažená hodnota, upozornění: pro naplnění daného indikátoru musí dosažená hodnota odpovídat cílové hodnotě a zároveň závěrečnému dotazníku,
• indikátor 51510 – je vyplněna dosažená hodnota v případě nenulového indikátoru 51010,
• indikátor 51610 – je vyplněna dosažená hodnota v případě nenulového indikátoru 51010,
• indikátor 51710 – je vyplněna dosažená hodnota v případě nenulového indikátoru 51010,
• indikátor 52510 – je vyplněna dosažená hodnota; upozornění: pro naplnění daného indikátoru musí být dosaženo minimálně 85 % z cílové hodnoty,
• indikátor 60000 – je vyplněna dosažená hodnota a související 6-kové indikátory jsou správně rozpadnuty; upozornění: pro naplnění daného indikátoru musí být dosaženo minimálně 90 % z cílové hodnoty.

Pokud máte rozpracovanou zprávu o realizaci, doporučujeme postupovat následovně.

Nejprve zkontrolujte v systému IS ESF, zda máte vyplněny charakteristiky účastníka v detailu podpořené osoby. V případě, že je nutné doplnění, upravte údaje v aktuálním seznamu podpořených osob a poté potvrďte schválením podpořené osoby. V systému IS KP14+ v modulu ZoR na záložce indikátory – horní tabulka – vstupte na jakýkoliv indikátor začínající číslicí 6 a stisknutím tlačítka vykažte změnu/přírůstek. Poté aktualizujte data z IS ESF. Správné hodnoty budou načteny.

V případě, že je ZoR/ZZoR ve stavu podána, vyčkejte na výzvu k opravě indikátorů v rámci standardní kontroly.

Vrácení finančních prostředků za nerealizované aktivity na konci projektu neznamená automatické snížení cílové hodnoty povinných indikátorů. Je nutné tuto situaci řešit včasným podáním žádosti o změnu.

Pokud byly výstupy jednotlivých šablon dosaženy v době realizace projektu a budou schváleny ze strany poskytovatele dotace, považuje se dotace za použitou v souladu s rozhodnutím o poskytnutí dotace bez ohledu na to, co za ni bylo skutečně příjemcem dotace pořízeno. Příjemci zjednodušených projektů jsou sice povinni vést účetnictví nebo daňovou evidenci v souladu s právními předpisy ČR, ale jednotlivé účetní položky ve svém účetnictví nebo daňové evidenci nemusí přiřazovat ke konkrétnímu projektu a nemusí prokazovat skutečně vzniklé výdaje ve vztahu k projektu účetními doklady. Za výdaje jsou považovány např. osobní náklady včetně odměn zapojených osob do projektu, nákup učebních pomůcek, administrativní náklady související s projektem, apod.

Jinými slovy, pokud byly aktivity řádně realizovány a jejich výstupy schváleny, finanční prostředky dotace náleží škole. Škola tyto prostředky poskytovateli dotace nevrací.

Ano. Žádost o platbu je součástí každé zprávy o realizaci. Jedná se o vyúčtování zrealizovaných aktivit za dané sledované období. Pozor: Žádost o platbu se předkládá i v případě, že nejsou vykazovány žádné aktivity.

Dle podmínek šablony je třeba uzavřít pracovněprávní dokument (smlouvu, DPČ, DPP) nebo smlouvu o poskytnutí služeb přímo s odborníkem z praxe. Je přijatelné, aby smlouva o poskytnutí služeb byla uzavřena s organizací (zaměstnavatelem odborníka), která poskytne odborníka do výuky. Z té smlouvy musí být zřejmé, že je uzavřena za účelem poskytnutí konkrétního odborníka do projektu (bude uvedeno jméno, příjmení odborníka) a že daný odborník bude za tuto práci odměněn. Aby byla splněna podmínka šablony o uzavření smlouvy s odborníkem, bude součástí smlouvy podpis odborníka (může se tedy jednat o třístrannou smlouvu).

Komunikace s poskytovatelem dotace je z důvodu auditní stopy směřována pouze přes systém IS KP14+, tedy prostřednictvím depeší. V adresátech depeše naleznete manažera Vašeho projektu. Novou depeši je ovšem nutné psát výběrem záložky z levého menu přímo na projektu, nikoli z hlavní strany ihned po přihlášení do systému.

Při zpracování zprávy o realizaci (dále jen „ZoR“) dbejte na pečlivou přípravu dokumentů dokládajících výstupy projektu a kontrolu ZoR před jejím elektronickým podepsáním. Případné nedostatky mají za následek vracení ZoR k dopracování a prodloužení doby jejího schválení. Zároveň nedostatečné či chybné dokladování výstupů může vést ke vzniku nezpůsobilých výdajů, které můžou mít negativní dopad na příjemce dotace, případně jejich zřizovatele.

Mezi nejčastější identifikované nedostatky v kontrolovaných ZoR patří:

-        v první ZoR je nesprávně uveden konec prvního sledovaného období a není vykázána publicita projektu,

-        případně doložené plné moci neobsahují všechny náležitosti,

-        počet jednotek aktivit uvedených v ZoR neodpovídá vykazovaným aktivitám v Kalkulačce indikátorů ZoR a není v souladu s dokládanými výstupy,

-        výše žádosti o platbu neodpovídá výši způsobilých výdajů souvisejících s počtem vykázaných jednotek aktivit,

-        indikátory výstupu nejsou vykazovány v souladu s Kalkulačkou indikátorů ZoR,

-        milník 6 00 00 není vykazován průběžně po naplnění bagatelní podpory pedagoga,

-        pracovněprávní dokumenty personálních šablon neobsahují požadované náležitosti (zejména pracovní náplň a údaje o projektu),

-        v DPP (např. u šablon III/1.5 a III/1.6) není uveden úvazek či jeho hodinový ekvivalent, nebo je uveden chybně,

-        nejsou dodržovány minimální a maximální počty žáků v šabloně III/4.1 Doučování žáků SŠ,

-        nejsou uváděny všechny povinné informace ve výstupech - zvláště nejsou vykazovány hodiny v třídních knihách v šabloně III/2.11 a IV/2.11 CLIL ve výuce, nejsou dokládána potvrzení o zaměstnání pedagogů k šablonám vzdělávání DVPP.

V případě dotazů ke zpracování ZoR a dokládání výstupů kontaktujte konzultační linku pro šablony na telefonním čísle 234 814 777 nebo e-mailu dotazyZP@msmt.cz.

V žádosti o změnu příjemce zvolí (otevře) obrazovky Subjekty projektu, Osoby subjektu a Dokumenty. Do odůvodnění změny popíše situaci. Na obrazovce Subjekty projektu příjemce vybere subjekt příjemce a záznam zpřístupní k editaci prostřednictvím tlačítka Vykázat změnu. Následně na obrazovce Osoby subjektu u odstupujícího statutárního zástupce příjemce zvolí akci Záznam smazán a záznam uloží. Příjemce přidá novou osobu k subjektu prostřednictvím tlačítka Nový záznam. Zde vyplní požadované údaje, zaškrtne relevantní checkbox a opět záznam uloží. Do dokumentů žádosti o změnu vloží jmenovací dekret nového statutárního zástupce. Po provedení kontroly příjemce záznam finalizuje a elektronicky podepíše.

Pro naplnění indikátoru 5 10 10 Počet organizací, ve kterých se zvýšila kvalita výchovy a vzdělávání a proinkluzivnost je nutné doložit závěrečný výstup z dotazníkového šetření, ve kterém je třeba prokázat alespoň minimální zlepšení. Přímo v prostředí vyplňování dotazníku a rovněž na webu vyhlášené výzvy Šablony II jsou zveřejněny Pokyny, které je potřeba před vyplněním dotazníku přečíst a které školu provedou vyplněním dotazníku krok po kroku.

Finalizaci dotazníku předchází krok vyhodnocení dotazníku, které je předfinálním vratným krokem a umožňuje výsledek dotazníku zkontrolovat.  Opětovné zpřístupnění dotazníku je možné pouze v ojedinělých případech, a to na základě řádného zdůvodnění chybného vyplnění, přičemž zdůvodnění posuzují a opětovné zpřístupnění povolují garanti výzvy.

Pro přípravu žádosti o změnu můžete obecně využít  Uživatelskou příručku IS KP 14+ Žádost o změnu. Praktický návod pro administraci žádosti o změnu aktivit naleznete v Newsletteru ISKP14+ č. 3/2017 po instalaci – zveřejněno dne 31. 1. 2018. Změny aktivit projektu jsou v  dokumentu popsány na str. 17 – ke stažení ZDE.