Časté dotazy

V rámci vlastní kontroly jsme zjistili, že jsme u pracovníka za kalendářní rok 2018 nárokovali v ŽoP 25 dnů dovolené, přičemž nárok na dovolenou z projektu měl být 20 dnů. Překročení nároku na dovolenou jsme zjistili po uzavření říjnových mezd, daný pracovník stále na projektu pracuje. Můžeme odúčtovat (ve smyslu vykázání výdajů v ŽoP)  5 dní dovolené, o které byl nárok překročen, i když bude nárok vyrovnán mimo ŽoP, v rámci které došlo k překročení tohoto nároku? Jak správně odúčtovat mzdové výdaje v ŽoP a jak přistupovat k pracovním výkazům a příloze Realizační tým k ZoR?

Pravidla pro žadatele a příjemce, obecná část (dále „PpŽP“) umožňují nerovnoměrné čerpání dovolené v rámci projektu, přičemž nárok na dovolenou je posuzován za každého jednotlivého pracovníka, nikoliv za položku rozpočtu. Nárok na dovolenou způsobilý z projektu bude ze strany ŘO kontrolován až na konci realizace projektu, zjištěný stav (popisovaný viz výše) lze tedy ještě narovnat v době, po kterou je ještě pracovník zapojen do projektu, resp. je naposledy uveden na soupisce dokladů (dále „SD“).  Mzdové výdaje na SD v rámci ŽoP však za daného pracovníka nesmí vykazovat zápornou hodnotu. Dále je důležité, že dovolená musí být odúčtována z měsíce (na SD bude ve sloupci Identifikace kalendářního roku a měsíce, k němuž se vztahují osobní náklady uveden tento měsíc), ve kterém došlo k překročení nároku na dovolenou, a to ve výši náhrad v daném měsíci nárokovaných. (1 měsíc = 1 řádek na SD, částka bude uvedena s mínusem, ve sloupcích „Fond pracovní doby pracovníka u zaměstnavatele v daném měsíci v hodinách“ a „Počet odpracovaných hodin na projektu“ prosím uveďte příslušné hodiny – vše s mínusem). Odúčtování je nutné zdůvodnit ve sloupci Popis příjmu/výdaje, příp. v samostatném dokumentu.

Odúčtování není možné v případě, kdy by došlo k překročení čerpání nároku na dovolenou  daného zákonem/kolektivní smlouvou – v takovém případě již došlo k porušení PpŽP, a ŘO by postupoval v souladu s kap. 9.2 PpŽP (jednalo by se tedy o nezpůsobilý výdaj).

Výkazy práce ani přílohu Realizační tým k ZoR nelze v okamžiku, kdy je ŽoP, v rámci které došlo k překročení nároku na dovolenou, schválena, zpětně měnit.

Lze odúčtovat z ŽoP i jiné mzdové výdaje, než náhrady za dovolenou - např. pokud zjistíme překročení max. výše úvazku 1,0/1,2 nebo překročení jednotkové sazby v průměru? Tj. například pokud v rámci předkládání ŽoP za leden až březen 2019 zjistíme, že jsme v prosinci 2018 (výdaje z předchozí ŽoP) zaúčtovali a nárokovali u jednoho pracovníka více, než jsme měli. Je možné v tomto případě (za předpokladu, že je daný zaměstnanec stále zaměstnán na projektu) provést opravu (odúčtování) ve formě mínusové položky v aktuální SD?

Překročení úvazku 1,0/1,2  by mělo být zjištěno při administrativní kontrole dané ŽoP (pokud nebylo, jednalo se např. o výdaj pod 10 tis. Kč, a ŽoP byla schválena, nelze už překročení řešit odúčtováním v rámci další ŽoP, jelikož max. výše úvazku je ze strany ŘO vyhodnocována u daného pracovníka za každý měsíc samostatně. ŘO bude postupovat v souladu s kap. 9.2 PpŽP).

V této souvislosti upozorňujeme, že u pracovníků, kteří mají v projektu specificky rozloženou pracovní dobu – např. pondělí - 3 hod, úterý – 3 hod, pátek – 4 hod, je možné, že s ohledem na počet dní v měsíci, které v souladu s takto určenou pracovní dobou spadnou do daného měsíce, dojde k překročení max. výše úvazku 1,0/1,2, byť úvazek sjednaný v pracovní smlouvě je vykázán v souladu s uzavřenou smlouvou a pracovní smlouvy jsou uzavřeny v souladu s limitem 1,0/1,2 úvazku u příjemce a partnerů projektu. Taková situace není považována za překročení max. úvazku, není tedy nutné počet odpracovaných hodin a mzdové výdaje v SD snížit za podmínky, že příjemce tuto situaci řádně zdůvodní (např. v poznámce přílohy ZoR Realizační tým).

Naopak kontrola překročení jednotkové sazby mezd v průměru za dobu realizace projektu bude ze strany ŘO provedena až na konci realizace projektu – překročení v rámci jednoho měsíce či jedné ŽoP tedy nepředstavuje automaticky nezpůsobilý výdaj.  V případě, že příjemce nárokoval v předchozí(ch) ŽoP vyšší mzdové výdaje (např. v důsledku náhrad za dovolenou, vyplacených odměn apod.), než odpovídalo schválené jednotkové sazbě za 100 % úvazek pro danou pozici, může příjemce zjednat nápravu nárokováním nižších mzdových výdajů v ŽoP (část mzdových výdajů bude hrazena z jiných zdrojů příjemce) při zachování počtu odpracovaných hodin dle skutečnosti.

V případě, kdy příjemce za pracovníka nárokoval více, než měl (např. byl zaúčtován vyšší osobní příplatek, než odpovídá platnému mzdovému výměru po zohlednění čerpání dovolené, příp. jiných překážek v práci), jedná se nezpůsobilý výdaj projektu, nelze jej napravit v další ŽoP a ŘO bude postupovat v souladu s kap. 9.2 PpŽP.

Lze takto odúčtovat z ŽoP i výdaje z SD1 a SD3? Pokud např. v rámci ŽoP za leden až březen 2019 zjistíme, že jsme v prosinci 2018 (výdaje z předchozí ŽoP) zaúčtovali a nárokovali omylem jeden cestovní příkaz na vyšší částku, než na kterou měl zaměstnanec nárok (jednalo se o výdaj pod 10 tis. Kč, takže tento výdaj nebyl předmětem administrativní kontroly ze strany ŘO). Je možné v tomto případě provést opravu (odúčtování) ve formě mínusové položky v aktuální ZoR/ŽoP?

Tento výdaj byl schválen v předchozí ZoR/ŽoP, proto nelze situaci řešit odúčtováním z SD  v další(ch) ZoR/ŽoP. Jedná se nezpůsobilý výdaj projektu a ŘO bude postupovat v souladu s kap. 9.2 PpŽP. Pozn.: Toto neplatí např. pro situaci, kdy příjemce nárokoval uhrazenou DPH vypočítanou na základě zálohového koeficientu a následně došlo k přepočtu koeficientu. V takovém případě nedošlo ke schválení nezpůsobilého výdaje (výdaj byl v době schválení způsobilý), proto příjemce postupuje v souladu s kap. 8.5 obecných PpŽP a vzniklý přeplatek vrací formou vykázání záporné částky na SD nebo vratky bez nesrovnalosti.

Přístroj pořízený z projektu se porouchal. Vzhledem k tomu, že přístroj se nevyplatí opravit a zároveň jej nešlo vyměnit za jiný, protože již není v nabídce dodavatele, byla reklamace vyřešena vrácením peněz. Můžeme do ŽoP předložit dobropis?

Ano, v případě, že bylo zakoupené zboží reklamováno, ale reklamaci nebylo prokazatelně možné řešit jinak než vrácením peněz, je dobropis správné řešení situace, stejně tak jako jeho předložení do ŽoP. Dobropis je nutné předložit v nejbližší ŽoP, která následuje po jeho obdržení, v takovém případě nepůjde o nezpůsobilý výdaj.

V rámci předložené (dosud neschválené) ŽoP nám bylo vytknuto, že dochází k překročení max. úvazku 1,0/1,2. Jak máme postupovat?

Pracovní výkaz zůstane beze změny kromě hodin hrazených z projektu (oprava na pracovním výkazu proběhne s datem a podpisem oprávněné osoby k těmto úkonům, případně pod pracovní výkaz bude doplněn do Poznámky popis situace a nápravy). V příloze Realizační tým k ZoR budou informace vykázány ve všech sloupcích dle skutečnosti, pouze ve sloupci Poznámka bude uveden popis situace a nápravy. V SD dojde k vyjmutí příslušné výše odpracovaných hodin a mzdových výdajů a ve sloupci Popis příjmu/výdaje bude opět uveden popis situace a nápravy. K odúčtování mzdových výdajů příjemce doloží relevantní dokumenty. Celou situaci je také možné popsat v samostatném dokumentu. V případě, že by příjemce výdaj z ŽoP nevyjmul, bude ŘO považovat výdaj za nezpůsobilý (viz Pravidla pro žadatele a příjemce, obecná část, verze 5, kap. 8.7.2 str. 150 a kap. 9.2).

V Pravidlech pro žadatele a příjemce – specifická část, verze 3, s. 31, kap. 7.1.1. v předposledním odstavci je uvedeno: minimálně jedenkrát za rok bude pořízen videozáznam z celého setkání včetně výpovědí deseti různých účastníků setkání. Tento videozáznam bude povinně přiložen ke Zprávě o realizaci projektu. Jakým způsobem a v jaké četnosti mají být videozáznamy pořizovány?

Příjemce je povinen minimálně jedenkrát za rok pořídit videozáznam pouze z  jednoho celého setkání CKP včetně výpovědi deseti různých účastníků setkání. Videozáznam tedy nemusí být pořízen z každého ze 14/28/… CKP, za rok bude povinně natočen pouze jediný záznam. Tento videozáznam zůstane uložen u příjemce (pro kontrolu na místě) a do Zprávy o realizaci bude doložena krátká ukázka z tohoto videozáznamu. Do ISKP 14+ lze nahrát soubor v maximálním rozsahu 100 MB.

Připravujeme žádost o změnu aktivit v projektu. Existuje podrobný návod, jak administrovat takovou žádost o změnu v IS KP 14+? 

Pro přípravu žádosti o změnu můžete obecně využít  Uživatelskou příručku IS KP 14+ Žádost o změnu. Praktický návod pro administraci žádosti o změnu aktivit naleznete v Newsletteru ISKP14+ č. 3/2017 po instalaci – zveřejněno dne 31. 1. 2018. Změny aktivit projektu jsou v  dokumentu popsány na str. 17 – ke stažení ZDE.

Započítávají se odměny vyplácené zaměstnancům projektu do limitu daného jednotkovou cenou v rozpočtu projektu? Jak postupovat v případě, kdy vlivem vyplacených odměn dojde k překročení jednotkové ceny stanovené v rozpočtu projektu pro danou pozici?

Do plnění jednotkové ceny stanovené v rozpočtu projektu se počítá výše nárokované mzdy zaměstnance, tj. výše mzdy včetně vyplácených odměn, náhrad dovolené aj. Dodržení jednotkových cen v rozpočtu projektu je sledováno v průměru za celou dobu realizace projektu a danou pozici (v případě obsazení pozice více pracovníky), nikoliv za jednotlivá sledovaná období. Před podáním ZŽoP doporučujeme provedení kontroly dodržení jednotkových cen v rozpočtu projektu a v případě jejich překročení doporučujeme mzdu převyšující jednotkovou cenu pro danou pozici do projektu nenárokovat.

Ve finančním plánu je ve vyúčtování druhé ŽoP zahrnuta i zálohová faktura na nákup investic ve výši cca 10 mil. Kč. Dle OPpŽP však není možné ve vyúčtování dané ŽoP uplatnit zálohovou fakturu, aniž by byla souběžně předložena faktura zúčtování a plnění dodáno. Předložené vyúčtování bude o cca 10 mil. Kč nižší oproti vyúčtování plánovanému. Jakým způsobem toto řešit?

Proplacení zálohové faktury, aniž by byla v dotečené ŽoP předložena faktura zúčtovací, není dle OPpŽP možné. V tomto případě doporučujeme podání žádosti o změnu finančního plánu spočívající ve změně plánovaného vyúčtování v jednotlivých ŽoP projektu. Je-li změnou plánovaného vyúčtování v jednotlivých ŽoP ohroženo plnění některého z průběžných finančních milníků, doporučujeme včasnou administraci změnového řízení na snížení průběžného finančního milníku (nejzazší termín pro podání změnového řízení je dán OPpŽP).  

Způsobilost dovolené - je možné nárokovat 6 týdnů dovolené?

Ne, je možné nárokovat osm týdnů pro akademické a pedagogické pracovníky. Pro ostatní je možné nárokovat 5 týdnů a to i pro ty pracovníky, kteří mají podle zákoníku práce nárok minimálně na 4 týdny. Pokud příjemce standardně proplácí šestitýdenní dovolenou, šestý týden musí uhradit z vlastních prostředků.