Výzva č. 02_17_048 - Předaplikační výzkum pro ITI

Oddíly výzvy

37

Je-li veřejná zakázka společná pro více projektů v rámci OP VVV, postačí uvést informaci na záložce "zakázka společná pro více projektů OP VVV" pouze u jednoho z těchto projektů?

Nikoliv, identifikace projektů (ideálně uvedením jejich registračních čísel) se musí uvádět u všech projektů souvisejících s danou veřejnou zakázkou.

36

Lze do žádosti o platbu v IS KP14+ importovat XML soubory např. po měsících nebo je nezbytné provést až finální import obsahující všechny výdaje za sledované období?

Import po měsících či v rozlišení za příjemce, partnera projektu je možný. V této souvislosti rovněž upozorňujeme, že systém neumožňuje načíst XML soubor s více než 200 řádky - v takovém případě je tedy import několika souborů do žádosti o platbu v IS KP14+ přímo nezbytný. Pokud má tedy soupiska 600 řádků, vkládají se postupně 3 XML soubory.

35

Příjemce zadal zakázku malého rozsahu v uzavřené výzvě, kdy oslovil nejméně 3 dodavatele k podání nabídky. Zároveň však výzvu uveřejnil na profilu zadavatele. Nad rámec oslovených dodavatelů byla podána nabídka vyplývající z uveřejnění výzvy na profilu zadavatele, musí být i tato nabídka akceptována?

Nelze zabraňovat nikomu, aby se do výzvy přihlásil a to ani v případě, že byli písemnou výzvou osloveni 3 dodavatelé. Nabídka musí být akceptována (zachování maximální míry soutěže).

34

Je sankce dodavateli vyplývající z porušení podmínek smlouvy (plnění pořizované přes VZ) příjmem projektu?

Na sankci udělenou dodavateli za porušení podmínek smlouvy se jako na příjem projektu nenahlíží. Důležité však je, aby sankce byla vymáhána.

33

Je možné položky v rozpočtu projektu v průběhu jeho realizace přejmenovat? Pokud ano, o jaký typ změny se jedná?

Změna názvu rozpočtové položky je změnou nepodstatnou. Ne vždy je však přejmenování položky v rozpočtu projektu nezbytné (např. položka je v rozpočtu označena jako "laborant", v pracovní smlouvě zaměstnance je však uvedena pozice "laboratorní pracovník" - název položky nemusí být totožný s názvem pracovní pozice v pracovní smlouvě, pakliže náplň té pozice odpovídá).

32

Je i v případě, že z projektu není pořizován žádný přístroj nad 5 mil. Kč, povinností příjemce vést přístrojové deníky k přístrojům nakoupeným z prostředků projektu?

Ano, pakliže pořizovací cena žádného z přístrojů pořízených v rámci projektu nepřekračuje 5 mil. Kč (včetně), je příjemce povinen vést přístrojové deníky pro ty přístroje s nejvyšší pořizovací cenou, která v součtu tvoří minimálně 70 % pořizovací ceny všech přístrojů pořízených v rámci daného projektu. Zároveň však platí, že povinnost vést přístrojový deník se netýká těch přístrojů/zařízení, které slouží k realizaci administrativních aktivit realizačního týmu projektu.

31

Jaké má být užito kritérium při realizaci průzkumu trhu na letenky - kritériem je trasa nebo datum cesty?

Do průzkumu trhu je nutné zahrnout alespoň 3 různé nabídky.

30

Lze jednotkovou cenu stanovenou v rozpočtu projektu pro danou pozici v průběhu realizace projektu měnit (např. z důvodu navýšení tarifu v souladu s interní směrnicí)?

Změna jednotkové ceny v průběhu realizace projektu je možná, avšak pouze na základě řádného odůvodnění a za podmínky dodržení limitů daných dokumentem Seznam mezd/platů a možné postupy stanovení mezd/platů pro zaměstnance/pracovníky podílející se na realizaci projektů OP VVV, včetně limitů dle ISPV. Jednotková cena nesměla být rovněž předmětem krácení VK před vydáním PA.

29

Započítávají se odměny vyplácené zaměstnancům projektu do limitu daného jednotkovou cenou v rozpočtu projektu? Jak postupovat v případě, kdy vlivem vyplacených odměn dojde k překročení jednotkové ceny stanovené v rozpočtu projektu pro danou pozici?

Do plnění jednotkové ceny stanovené v rozpočtu projektu se počítá výše nárokované mzdy zaměstnance, tj. výše mzdy včetně vyplácených odměn, náhrad dovolené aj. Dodržení jednotkových cen v rozpočtu projektu je sledováno v průměru za celou dobu realizace projektu a danou pozici (v případě obsazení pozice více pracovníky), nikoliv za jednotlivá sledovaná období. Před podáním ZŽoP doporučujeme provedení kontroly dodržení jednotkových cen v rozpočtu projektu a v případě jejich překročení doporučujeme mzdu převyšující jednotkovou cenu pro danou pozici do projektu nenárokovat.

28

Souhlas s užitím soukromého vozidla ke služební/pracovní cestě je zaměstnavatelem dán v okamžiku podpisu/schválení cestovního příkazu. Postačí jako souhlas s užitím soukromého vozidla ke služební cestě podepsaný cestovní příkaz nadřízeným pracovníkem, ve kterém bude tato informace obsažena.

Ano, jako prokázání souhlasu zaměstnavatele s užitím soukromého vozidla ke služební/pracovní cestě postačí informace v cestovním příkazu zaměstnance obsahující všechny nezbytné podpisy.

27

Je cestovné vynaložené v souvislosti se zaškolením pracovníků na speciálních přístrojích v zahraničí způsobilým výdajem projektu (zaškolení na přístroji v zahraničí je nezbytné - jedná se o tak specifické a unikátní přístroje, že zaškolení v rámci ČR není možné). Jak je v tomto případě nahlíženo na aktivní účast?

Cestovné vynaložené v souvislosti se zaškolením pracovníků na speciálních přístrojích je způsobilým výdajem projektu. Podmínka aktivní účasti se vztahuje pouze ke vzdělávacím akcím mimo EU.

26

Výše mzdy zaměstnance pro projekt není specifikována ve mzdovém výměru ani v jiném mzdovém podkladu (pracovní náplni, příp. jiné) a neodpovídá ani výši mzdy sjednané ve mzdovém výměru zaměstnance a přepočtené dle výše jeho úvazku na projektu - dáno různými specifiky vykonávaných pozic. Jakým způsobem v takovém případě prokázat výši mzdy zaměstnance pro projekt?

Pokud není výše mzdy zaměstnance pro projekt stanovena ve mzdovém výměru ani v jiném mzdovém podkladu, je možné její výši prokázat jiným interním podkladem  - rozúčtováním či jiným dokumentem, ze kterého bude výše úvazku a výše odpovídající mzdy pro projekt patrna.

25

Je možné v rámci odůvodňování odměn doložit stejné odůvodnění pro více pracovníků? Př.: Tým dosáhl nějakého mimořádného výsledku, na který je navázána odměna, která bude mezi jednotlivé pracovníky týmu rozdělena (v závislosti na míře jejich zapojení). Je pro ŘO akceptovatelné stejné odůvodnění pro všechny pracovníky, kteří se na daném výsledku podílely?

Stejné odůvodnění odměn pro více pracovníků je možné, pakliže je odůvodnění pro všechny pozice relevantní.

24

V případě úhrady plnění fakturovaného v EUR z eurového účtu příjemce/partnera je maximální výše výdaje dána výší výdaje zaúčtovanou v účetnictví příjemce nebo výší výdaje v EUR přepočtenou kurzem ČNB ke dni úhrady?

Problematika úhrady faktur v cizí měně je upravena v OPpŽP, kde je stanovena maximálně způsobilá výše výdaje v závislosti na způsobu úhrady fakturovaného plnění. V případě faktur v cizí měně a jejich úhrady z cizoměnového účtu příjemce/partnera je maximálně způsobilým výdajem výdaj v cizí měně přepočtený kurzem ČNB ke dni jeho úhrady.

23

Jakým způsobem prokazovat vykazování položky místní kancelář - interní směrnicí je nastaveno přepočítávání dle výše úvazku v projektu. Bude tedy postačující doložení interní směrnice a způsobu propočtu? Př.: Vědec má kancelář o velikosti 10 m2 a úvazky v různých projektech. V projektu bude vykázáno v souladu s interní směrnicí ve výši přepočtené dle výše jeho úvazku na projektu. Je takto akceptovatelné.  

Pakliže je interní směrnicí organizace nastaven přepočet dle výše úvazku pracovníka v projektu, jedná se o postup v souladu s interní směrnicí a v rámci projektu akceptovatelný (předpokladem je akceptace interní směrnice ze strany ŘO). Pakliže byla směrnice předložena a akceptována v některém z jiných projektů OP VVV, lze ji využít i v rámci projektu PAV ITI. Ohledně akceptace směrnice ze strany ŘO v jiném projektu OP VVV žádáme příjemce o předání informace příslušnému administrátorovi projektu včetně uvedení registračního čísla projektu, v rámci kterého byla směrnice ŘO akceptována.

22

Dle interní směrnice organizace dochází k rozúčtování režií na jednotlivá střediska/projekty  na základě žádosti o přeúčtování režijních nákladů, povinnost vystavení interní faktury není směrnicí stanovena. Jakým způsobem lze uplatňovat režie v rámci projektu, je postačující doložení žádosti o přeúčtování režijních nákladů namísto interní faktury?

Prokazování režií prostřednictvím žádosti o přeúčtování režijních nákladů je v souladu s interní směrnicí organizace a z pohledu projektu je tedy postačující.

21

Ve finančním plánu je ve vyúčtování druhé ŽoP zahrnuta i zálohová faktura na nákup investic ve výši cca 10 mil. Kč. Dle OPpŽP však není možné ve vyúčtování dané ŽoP uplatnit zálohovou fakturu, aniž by byla souběžně předložena faktura zúčtování a plnění dodáno. Předložené vyúčtování bude o cca 10 mil. Kč nižší oproti vyúčtování plánovanému. Jakým způsobem toto řešit?

Proplacení zálohové faktury, aniž by byla v dotečené ŽoP předložena faktura zúčtovací, není dle OPpŽP možné. V tomto případě doporučujeme podání žádosti o změnu finančního plánu spočívající ve změně plánovaného vyúčtování v jednotlivých ŽoP projektu. Je-li změnou plánovaného vyúčtování v jednotlivých ŽoP ohroženo plnění některého z průběžných finančních milníků, doporučujeme včasnou administraci změnového řízení na snížení průběžného finančního milníku (nejzazší termín pro podání změnového řízení je dán OPpŽP).  

20

V případě platby vložného na konferenci, které je hrazeno zaměstnavatelem a není tudíž předmětem vyúčtování cestovního příkazu daného zaměstnance, je doporučováno řazení výdaje na SD-1 (Účetní/daňové doklady) nebo SD-3 (Cestovní náhrady)?

V případě úhrady plnění souvisejících s pracovní cestou zaměstnance (včetně úhrady konferenčních poplatků a jiných obdobných výdajů - ubytování, letenky) zaměstnavatelem je ŘO doporučováno vykazování těchto výdajů na SD-1. Vazba na položku rozpočtu není v tomto případě rozhodující - plnění pořizované na fakturu a hrazené příjemcem či partnerem projektu lze i v případě jeho vykázání na SD-1 navázat na rozpočtovou položku "cestovné".

19

S ohledem na realizaci projektů v režimu ITI byly ze strany zprostředkujícího subjektu (aglomerace ITI) v souladu s výzvou stanoveny další milníky, k jejichž plnění je příjemce vázán. V ZoR projektu se sledují pouze milníky ukotvené v právním aktu nebo i milníky stanovené ze strany zprostředkujícího subjektu?

Ze strany ŘO je sledováno pouze plnění milníků ukotvených v právním aktu, jiné se v ZoR projektu nesledují. Pokud byly zároveň zprostředkujícím subjektem (aglomerací ITI) nastaveny nějaké další milníky, vůči ŘO nejsou prokazovány. Monitoring plnění těchto milníků probíhá přímo ze strany zprostředkujícího subjektu, vůči kterému je příjemce jejich plněním vázán.

18

Je naplnění finančního milníku vázáno na zdanitelné plnění či nikoliv? Tzn., budou-li na soupisku zařazeny i výdaje nespadající svým datem uznatelného zdanitelného plnění do sledovaného období, za které je finanční milník sledován (se souhlasem ŘO ve vazbě na plnění pravidla n+3), lze i tato plnění do finančního milníku započíst?

Naplnění finančního milníku není přímo vázáno na zdanitelné plnění. Tzn., i tyto výdaje se budou do plnění finančního milníku započítávat. V případě, že se příjemce řídí PpŽP verzí 5, započítává se případné přeplnění milníku do milníku následujícího.

17

Dochází v návaznosti na vyčíslení sankce za nenaplnění finančního milníku stanoveného v RoPD k ponížení CZV projektu?

Sankce za nenaplnění finančního milníku je hrazena z vlastních zdrojů příjemce, CZV se o tuto sankci neponižují.

16

Je na nesplnění finančního milníku a sankci s tím související nahlíženo jako na porušení rozpočtové kázně či nikoliv?

Nesplnění finančního milníku stanoveného v RoPD je hlášeno jako potvrzená nesrovnalost a je následováno výzvou k vrácení finančních prostředků dle § 14f zákona č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech a o změně některých souvisejících zákonů. V případě navrácení finančních prostředků poskytovateli dotace ke zneužití dotačních prostředků nedochází, o porušení rozpočtové kázně se nejedná. O porušení rozpočtové kázně by se však jednalo v případě, kdy by k navrácení finančních prostředků v souladu s výzvou k vrácení finančních prostředků dle § 14f zákona č. 218/2000 Sb. nedošlo.

15

V projektové žádosti byly stanoveny průměrné mzdy jednotlivých pracovníků dle ISPV kódů uveřejněných na stránkách https://www.ispv.cz/. Aktuálně se však na stránkách po zadání příslušného ISPV kódu zobrazují průměrné mzdy v rozlišení za celou ČR i jednotlivé regiony (kraje). Jaké údaje jsou pro nás relevantní a závazné?

Doporučujeme se i nadále řídit hodnotami, které byly schváleny v žádosti o podporu daného projektu. Pokud zde byly nastaveny průměrné mzdy v souladu s hodnotami celorepublikovými, doporučujeme se řídit hodnotami celorepublikovými a naopak.

14

Jakým způsobem řešit překročení jednotkové ceny u osobních výdajů v rozpočtu projektu za sledované období ŽoP, ke kterému dochází například vlivem čerpání dovolených? Znamená to, že výdaje převyšující jednotkovou cenu v rozpočtu projektu musí být automaticky odúčtovány?

Dodržení jednotkových cen v rozpočtu projektu je sledováno v průměru za celou dobu realizace projektu a danou pozici (v případě obsazení pozice více pracovníky), nikoliv za jednotlivá sledovaná období.

13

V žádosti o podporu je uvedeno složení administrativního týmu projektu - informace jsou obsaženy v rozpočtu projektu (pozice v rozlišení řadový, klíčový či excelentní pracovník, nikoliv jmenovitě) a ve studii proveditelnosti, která je přílohou žádosti o podporu (složení již jmenovité). Je případné změny v personálním obsazení administrativního týmu nezbytné ohlašovat prostřednictvím změnového řízení - z důvodu změny jména pracovníka uvedeného ve studii proveditelnosti u dané pozice?  

Jedná se o změnu s dopadem do studie proveditelnosti, která je povinnou přílohou žádosti o podporu a jejíž aktualizace je předmětem změnového řízení. V těchto případech je tedy nezbytné ohlášení změny ŘO prostřednictvím změnového řízení.

12

Dle Metodického výkladu "Maximální výše úvazků zaměstnanců/pracovníků, jejichž mzdy/plat/odměna z dohody jsou hrazeny z přímých výdajů projektu OP VVV" je možné, aby ve výjimečných případech počet odpracovaných hodin zaměstnance u všech subjektů zapojených do realizace projektu dosahoval v součtu až 1,2 násobku fondu pracovní doby daného měsíce. Výjimka na tuto výši odpracovaných hodin platí pro členy odborného týmu, kterými jsou pedagogičtí pracovníci škol. V odůvodněných případech je však možné výjimku udělit i pro další členy odborného týmu. Z uvedeného vyplývá, že je možné žádat o výjimku i pro nepedagogické pracovníky, kteří jsou členy odborného týmu projektu. Jakým způsobem o výjimku zažádat - prostřednictvím změnového řízení?

Metodický výklad objasňuje ustanovení OPpŽP. SPpŽP výzvy PAV ITI však umožňují stanovit úvazky pro členy realizačního týmu až do výše 1,2 úvazku u všech subjektů zapojených do realizace. Vzhledem k tomu, že SPpŽP upravují/doplňují ustanovení OPpŽP, není nezbytné žádost o výjimku v případě projektů výzvy PAV ITI administrovat.

11

Položka "koordinátor projektu" je po krácení VK nedostačující a projekt není možné v rámci zkráceného úvazku řádně řídit. Je možné navýšení úvazku tohoto pracovníka v rámci jiné pozice, kterou pracovník v projektu rovněž zastává a která nebyla krácena ze strany VK s tím, že předmětem tohoto navýšení by byla právě koordinační činnost, kterou měl pracovník vykonávat na pozici koordinátora? Jedná se o pozici hlavního řešitele, která by byla takto navýšena.

Takovéto navýšení úvazku, ačkoliv se jedná o pozici ze strany VK nekrácenou, není možné. Důvodem je činnost, pro kterou by k navýšení úvazku mělo docházet - činnost odpovídající pracovní náplni pozice koordinátor, jejíž úvazek byl krácen ze strany VK. Pakliže je nezbytné pro zajištění bezproblémové realizace projektu vykonávat pozici koordinátora s vyšším úvazkem, doporučujeme část úvazku přesahující úvazek dle žádosti o podporu hradit z vlastních zdrojů.

10

Přehled hospodářského využití, kdy je jako entita zvolena celá organizace (příjemce), je dokladován i v rámci udržitelnosti projektů OP VaVpI. Je nezbytné tutéž přílohu dokladovat v každém jednotlivém projektu OP VaVpI i OP VVV nebo je možné doložit v rámci jednoho projektu a v ostatních projektech pouze odkázat na konkrétní projekt, v rámci kterého byla příloha doložena?

V případě příjemců/partnerů, kteří mají více projektů v rámci OP VaVpI a OP VVV se stejně vymezeným daným subjektem (relevant entity), postačí předložení příloh Přehledu hospodářského využití pouze v rámci jednoho projektu. U zbývajících projektů postačí uvedení odkazu na údaje předložené u daného projektu. Uvedené se netýká samotného formuláře Přehledu hospodářského využití – ten je příjemce/partner povinen předložit vždy samostatně za každý svůj projekt.

9

Přehled hospodářského využití podpořených kapacit se dokládá za každý rok realizace a udržitelnosti projektu a to vždy k 31. 7. roku následujícího po roku vykazovaném. První ZoR projektu bude předkládána za sledované období do 31. 7. 2018. Má být přílohou ZoR i tento Přehled hospodářského využití podpořených kapacit?

Přehled hospodářského využití podpořených kapacit se dokládá za každý uzavřený kalendářní/účetní rok realizace a udržitelnosti projektu. Přehled hospodářského využití podpořených kapacit nebude přílohou ZoR, pakliže není výše uvedená podmínka splněna. Pro projekty PAV ITI je tedy relevantní až k datu 31. 7. 2019. V této souvislosti rovněž upozorňujeme, že přílohu je příjemce povinen doložit společně se ZoR projektu nebo samostatně, nejpozději však do 31. 7. roku následujícím po roku vykazovaném. Je-li v ZoR projektu vykazováno sledované období do 31. 7., avšak ZoR je předkládána až po tomto datu, není možné přílohu Přehled hospodářského využití ŘO předložit až s touto ZoR.

8

Jaký typ dokumentu se dokládá k prokázání plnění horizontálních principů vykazovaných v ZoR?

Zpravidla se jedná o interní dokumenty organizace, v rámci kterých jsou tyto horizontální principy ukotveny (např. kariérní řád, etický kodex, směrnice či předpisy ošetřující genderovou politiku, či jiné interní dokumenty, kde je problematika horizontálních principů ošetřena).

7

Je-li projekt realizován s jedním či více partnery, vztahuje se plnění povinností v oblasti povinné publicity pouze na příjemce nebo i partnery projektu?

Plnění povinností v oblasti publicity je závazné pro příjemce projektu, pro partnery (s finančním i bez finančního příspěvku) nikoliv.

6

Platí pro projekty PAV ITI nějaké specifické povinnosti v oblasti povinné publicity nad rámec těch, které jsou uvedeny v OPpŽP (specifická povinnost vyplývající z realizace projektů v režimu ITI)?

Z realizace projektu v režimu ITI nevyplývají žádné specifické povinnosti k plnění v oblasti publicity. Závazné jsou pouze povinnosti definované OPpŽP.

5

Jaký je rozdíl mezi ZZoR a ZZoR projektu za celé období realizace a jaký by měl být rozsah ZZoR projektu za celé období realizace?

ZZoR popisuje poslední sledované období, kdežto v ZZoR projektu za celé období realizace se "kompiluje" předchozí monitoring, tj. obsahuje shrnutí/zhodnocení realizace projektu zejména z pohledu plnění cílů a výstupů projektu včetně dosažení jeho účelu. ZoR za celé sledované období je však relevantní pouze pro investiční projekty s objemem celkových způsobilých výdajů nad 100 mil. Kč, přičemž investičním projektem je myšlen projekt, u kterého investiční výdaje představují více než 50 % celkových způsobilých výdajů.

4

CO 24: V projektové žádosti je plánován nástup nového zaměstnance na danou pozici k datu 1. 9. 2018. Zaměstnanec bohužel k plánovanému datu nemůže nastoupit a do projektu bude zapojen až od 1. 1. 2019.  Pozice bude od 1. 9. 2018 obsazena některým ze stávajících zaměstnanců organizace (úvazek zaměstnance na projektu PAV ITI bude v pracovní smlouvě zaměstnance upraven). Lze finanční prostředky alokované v rozpočtu projektu pro původního zaměstnance využít k úhradě mzdových nákladů zaměstnance stávajícího, který bude jeho pozici zastávat do doby jeho nástupu? Lze zaměstnance nastoupivšího na tuto pozici od 1. 1. 2019 započítat do indikátoru CO 24 (úvazek stávajícího zaměstnance, který tuto pozici zastával do doby nástupu zaměstnance nového, na projektu zaniká, nikoliv však na organizaci, dojde pouze ke změně zdroje financování)?

Ano, finanční prostředky alokované v položce rozpočtu pro příslušnou pozici lze k úhradě mzdových nákladů stávajícího zaměstnance, vykonávajícího tuto pozici "dočasně" do nástupu zaměstnance nového, využít (podmínkou je prokazatelný úvazek na projektu a pro danou pozici). Upozorňujeme rovněž na nezbytnost administrace případného změnového řízení, je-li relevantní s ohledem na charakter dané pozice/pracovníka (změna v personálním obsazení). Ano, nově nastoupivšího pracovníka lze započítat do indikátoru CO 24 (dochází k navýšení úvazků v dané organizaci).

3

Je v případě požadavku na proplacení výdajů souvisejících s účastí zaměstnance na konferenci nezbytná jeho aktivní účast na akci? Jakým způsobem "aktivní účast" chápat?

V případě vzdělávacích akcí konaných mimo EU je aktivní účast na akci nezbytná. Aktivní účastí je myšlena zejména účast za účelem zpropagování výsledku dané aktivity/projektu.

2

CO 24: Pracovník je zaměstnán u zaměstnavatele po dobu 3 měsíců na DPP s úvazkem na jiném projektu. Nyní je záměr přijmout tohoto pracovníka na HPP s úvazkem na projektu PAV ITI - lze jej považovat za nového pracovníka a započítat do indikátoru CO 24?

Ano, pakliže dochází k navýšení úvazků v té dané organizaci.

1

Obracím se na Vás s dotazem k workshopu před ustanovením PS Rovné příležitosti. Metodika rovných příležitostí, která nás zavazuje uspořádat workshop před ustanovením pracovní skupiny, vyšla až po našem podání žádosti o podporu, tudíž jsme v rozpočtu projektu s tímto workshopem nepočítali. Lze tuto situaci vyřešit tak, že uspořádáme workshop v rámci podaktivity 2.13 a zároveň ho využijeme jako workshop, který nám ukládá Metodika? Nebo se musí jednat o dva rozdílné workshopy, jednotlivě pro obě podaktivity?

Ano, tento postup je možný. Doporučujeme pak také popsat v ZoR, mít u prezenční listiny program, z něhož to bude čitelné atp., aby bylo viditelné, že jste krok popsaný před ustavením PS Rovné příležitosti splnili.