Časté dotazy

V rámci vlastní kontroly jsme zjistili, že jsme u pracovníka za kalendářní rok 2018 nárokovali v ŽoP 25 dnů dovolené, přičemž nárok na dovolenou z projektu měl být 20 dnů. Překročení nároku na dovolenou jsme zjistili po uzavření říjnových mezd, daný pracovník stále na projektu pracuje. Můžeme odúčtovat (ve smyslu vykázání výdajů v ŽoP)  5 dní dovolené, o které byl nárok překročen, i když bude nárok vyrovnán mimo ŽoP, v rámci které došlo k překročení tohoto nároku? Jak správně odúčtovat mzdové výdaje v ŽoP a jak přistupovat k pracovním výkazům a příloze Realizační tým k ZoR?

Pravidla pro žadatele a příjemce, obecná část (dále „PpŽP“) umožňují nerovnoměrné čerpání dovolené v rámci projektu, přičemž nárok na dovolenou je posuzován za každého jednotlivého pracovníka, nikoliv za položku rozpočtu. Nárok na dovolenou způsobilý z projektu bude ze strany ŘO kontrolován až na konci realizace projektu, zjištěný stav (popisovaný viz výše) lze tedy ještě narovnat v době, po kterou je ještě pracovník zapojen do projektu, resp. je naposledy uveden na soupisce dokladů (dále „SD“).  Mzdové výdaje na SD v rámci ŽoP však za daného pracovníka nesmí vykazovat zápornou hodnotu. Dále je důležité, že dovolená musí být odúčtována z měsíce (na SD bude ve sloupci Identifikace kalendářního roku a měsíce, k němuž se vztahují osobní náklady uveden tento měsíc), ve kterém došlo k překročení nároku na dovolenou, a to ve výši náhrad v daném měsíci nárokovaných. (1 měsíc = 1 řádek na SD, částka bude uvedena s mínusem, ve sloupcích „Fond pracovní doby pracovníka u zaměstnavatele v daném měsíci v hodinách“ a „Počet odpracovaných hodin na projektu“ prosím uveďte příslušné hodiny – vše s mínusem). Odúčtování je nutné zdůvodnit ve sloupci Popis příjmu/výdaje, příp. v samostatném dokumentu.

Odúčtování není možné v případě, kdy by došlo k překročení čerpání nároku na dovolenou  daného zákonem/kolektivní smlouvou – v takovém případě již došlo k porušení PpŽP, a ŘO by postupoval v souladu s kap. 9.2 PpŽP (jednalo by se tedy o nezpůsobilý výdaj).

Výkazy práce ani přílohu Realizační tým k ZoR nelze v okamžiku, kdy je ŽoP, v rámci které došlo k překročení nároku na dovolenou, schválena, zpětně měnit.

Jakou částku má příjemce v případě překročení nároku na dovolenou odúčtovat? Je možné v rámci zjednodušení administrativy odúčtovat částku odpovídající průměrné roční náhradě za dovolenou?

Takto postupovat nelze, je nutné odúčtovat konkrétní částku náhrad za dovolenou za konkrétní měsíc, v němž k překročení nároku na dovolenou došlo. Příjemce musí odúčtování zdůvodnit a odúčtovaná částka musí být v souladu s tímto zdůvodněním. V případě překročení nároku na dovolenou je to tedy ta dovolená, která by dovolenou způsobilou k financování z projektu překračovala – z logiky věci počítáno od konce. V praxi však nemůžeme vyloučit ani možnost odúčtování i z jiných měsíců z jiných důvodů, než je překročení nároku na dovolenou. V takovém případě je však nutné řádné zdůvodnění. Daný případ bude následně individuálně posouzen a bude prověřeno, zda nedošlo ke schválení nezpůsobilého výdaje (v takovém případě by již odúčtování na SD nebylo možné a nezpůsobilý výdaj by byl řešen ŘO v souladu s kap. 9.2 PpŽP).

Odúčtování je nutné zdůvodnit ve sloupci Popis příjmu/výdaje, příp. v samostatném dokumentu.

Je možné, aby byl nárok za dovolenou vyrovnán u jiného pracovníka, který je do projektu zapojen v rámci stejné položky rozpočtu, resp. pracovníka, který přebírá agendu původního pracovníka, který na projektu skončil?

Nikoliv, s ohledem na skutečnost, že nárok na dovolenou je posuzován za každého jednotlivého pracovníka, nikoli za položku rozpočtu. Nárok na dovolenou způsobilý z projektu ze strany ŘO je kontrolován až na konci realizace projektu. V případě, že pracovník, u kterého bylo zjištěno překročení daného nároku a jeho zapojení do projektu bylo ukončeno, bude do konce realizace do projektu znovu zapojen, je možné, že dojde k narovnání tohoto stavu s ohledem na změnu výše nároku na dovolenou.

Lze odúčtovat z ŽoP i jiné mzdové výdaje, než náhrady za dovolenou - např. pokud zjistíme překročení max. výše úvazku 1,0/1,2 nebo překročení jednotkové sazby v průměru? Tj. například pokud v rámci předkládání ŽoP za leden až březen 2019 zjistíme, že jsme v prosinci 2018 (výdaje z předchozí ŽoP) zaúčtovali a nárokovali u jednoho pracovníka více, než jsme měli. Je možné v tomto případě (za předpokladu, že je daný zaměstnanec stále zaměstnán na projektu) provést opravu (odúčtování) ve formě mínusové položky v aktuální SD?

Překročení úvazku 1,0/1,2  by mělo být zjištěno při administrativní kontrole dané ŽoP (pokud nebylo, jednalo se např. o výdaj pod 10 tis. Kč, a ŽoP byla schválena, nelze už překročení řešit odúčtováním v rámci další ŽoP, jelikož max. výše úvazku je ze strany ŘO vyhodnocována u daného pracovníka za každý měsíc samostatně. ŘO bude postupovat v souladu s kap. 9.2 PpŽP).

V této souvislosti upozorňujeme, že u pracovníků, kteří mají v projektu specificky rozloženou pracovní dobu – např. pondělí - 3 hod, úterý – 3 hod, pátek – 4 hod, je možné, že s ohledem na počet dní v měsíci, které v souladu s takto určenou pracovní dobou spadnou do daného měsíce, dojde k překročení max. výše úvazku 1,0/1,2, byť úvazek sjednaný v pracovní smlouvě je vykázán v souladu s uzavřenou smlouvou a pracovní smlouvy jsou uzavřeny v souladu s limitem 1,0/1,2 úvazku u příjemce a partnerů projektu. Taková situace není považována za překročení max. úvazku, není tedy nutné počet odpracovaných hodin a mzdové výdaje v SD snížit za podmínky, že příjemce tuto situaci řádně zdůvodní (např. v poznámce přílohy ZoR Realizační tým).

Naopak kontrola překročení jednotkové sazby mezd v průměru za dobu realizace projektu bude ze strany ŘO provedena až na konci realizace projektu – překročení v rámci jednoho měsíce či jedné ŽoP tedy nepředstavuje automaticky nezpůsobilý výdaj.  V případě, že příjemce nárokoval v předchozí(ch) ŽoP vyšší mzdové výdaje (např. v důsledku náhrad za dovolenou, vyplacených odměn apod.), než odpovídalo schválené jednotkové sazbě za 100 % úvazek pro danou pozici, může příjemce zjednat nápravu nárokováním nižších mzdových výdajů v ŽoP (část mzdových výdajů bude hrazena z jiných zdrojů příjemce) při zachování počtu odpracovaných hodin dle skutečnosti.

V případě, kdy příjemce za pracovníka nárokoval více, než měl (např. byl zaúčtován vyšší osobní příplatek, než odpovídá platnému mzdovému výměru po zohlednění čerpání dovolené, příp. jiných překážek v práci), jedná se nezpůsobilý výdaj projektu, nelze jej napravit v další ŽoP a ŘO bude postupovat v souladu s kap. 9.2 PpŽP.

Lze takto odúčtovat z ŽoP i výdaje z SD1 a SD3? Pokud např. v rámci ŽoP za leden až březen 2019 zjistíme, že jsme v prosinci 2018 (výdaje z předchozí ŽoP) zaúčtovali a nárokovali omylem jeden cestovní příkaz na vyšší částku, než na kterou měl zaměstnanec nárok (jednalo se o výdaj pod 10 tis. Kč, takže tento výdaj nebyl předmětem administrativní kontroly ze strany ŘO). Je možné v tomto případě provést opravu (odúčtování) ve formě mínusové položky v aktuální ZoR/ŽoP?

Tento výdaj byl schválen v předchozí ZoR/ŽoP, proto nelze situaci řešit odúčtováním z SD  v další(ch) ZoR/ŽoP. Jedná se nezpůsobilý výdaj projektu a ŘO bude postupovat v souladu s kap. 9.2 PpŽP. Pozn.: Toto neplatí např. pro situaci, kdy příjemce nárokoval uhrazenou DPH vypočítanou na základě zálohového koeficientu a následně došlo k přepočtu koeficientu. V takovém případě nedošlo ke schválení nezpůsobilého výdaje (výdaj byl v době schválení způsobilý), proto příjemce postupuje v souladu s kap. 8.5 obecných PpŽP a vzniklý přeplatek vrací formou vykázání záporné částky na SD nebo vratky bez nesrovnalosti.

U pracovníka byla nárokována dovolená, která vůbec neproběhla - pracovník odevzdal dovolenku, která byla následně stornována, což ale pracovník včas na personální oddělení nedoložil. Místo schválené dovolené tedy pracoval. Na základě toho byla dovolená proplacena, zaúčtována do účetnictví projektu i uvedena na pracovním výkazu. V rámci ZoR/ŽoP tedy došlo ke schválení, resp. proplacení náhrad za dovolenou, která se neuskutečnila. Lze tuto situaci napravit odúčtováním v další ZoR/ŽoP?

Nelze, jelikož došlo ke schválení nezpůsobilého výdaje - náhrad za dovolenou, která nebyla pracovníkem uskutečněna. Další pochybení spočívá v tom, že dovolená, která nebyla čerpána, byla chybně vykázána ve výkazu práce. Není tedy možné, aby došlo k nápravě zjištěného stavu odúčtováním příslušné výše náhrad za dovolenou v další ZoR/ŽoP. ŘO bude postupovat v souladu s kap. 9.2 PpŽP.  

V rámci předložené (dosud neschválené) ŽoP nám bylo vytknuto, že dochází k překročení max. úvazku 1,0/1,2. Jak máme postupovat?

Pracovní výkaz zůstane beze změny kromě hodin hrazených z projektu (oprava na pracovním výkazu proběhne s datem a podpisem oprávněné osoby k těmto úkonům, případně pod pracovní výkaz bude doplněn do Poznámky popis situace a nápravy). V příloze Realizační tým k ZoR budou informace vykázány ve všech sloupcích dle skutečnosti, pouze ve sloupci Poznámka bude uveden popis situace a nápravy. V SD dojde k vyjmutí příslušné výše odpracovaných hodin a mzdových výdajů a ve sloupci Popis příjmu/výdaje bude opět uveden popis situace a nápravy. K odúčtování mzdových výdajů příjemce doloží relevantní dokumenty. Celou situaci je také možné popsat v samostatném dokumentu. V případě, že by příjemce výdaj z ŽoP nevyjmul, bude ŘO považovat výdaj za nezpůsobilý (viz Pravidla pro žadatele a příjemce, obecná část, verze 5, kap. 8.7.2 str. 150 a kap. 9.2).

Platí ve výzvě č. 77 limit 1,0 úvazku u žadatele a partnera? U aktivity č. 2 je povinné zapojení školy. Je možné použít výjimku v úvazku pro zapojené pedagogy na 1,2?

Ano, platí Pravidla pro žadatele a příjemce - obecná část, kap. 8.7.2, kde je uvedeno, že "Osoba, jejíž odměňování je i jen částečně hrazeno z prostředků projektu OP VVV může u všech subjektů (příjemce a partneři) zapojených do realizace projektu odpracovat v každém kalendářním měsíci maximálně počet hodin rovnající se 1,0násobku fondu pracovní doby daného měsíce – 1 úvazek (tj. součet veškerých odpracovaných hodin zaměstnance včetně případných DPP a DPČ u příjemce a partnerů nesmí překročit počet hodin fondu pracovní doby pro daný měsíc), a to ve všech kalendářních měsících po dobu realizace projektu OP VVV. Výjimka pro členy odborného týmu, tak jak je uvedeno v kap. 8.7.2 Pravidel pro žadatele a příjemce - obecná část (v součtu až 1,2násobku fondu pracovní doby daného měsíce) rovněž platí. Dále je potřeba brát zřetel na podmínku stanovenou v kap. 8.7.2 Pravidel pro žadatele a příjemce - specifická část, kde je uveden souhrnný limit na FTE pro klíčové a excelentní zaměstnance/pracovníky.

Zároveň upozorňujeme, že administrativní tým je v této výzvě hrazen formou nepřímých nákladů viz Pravidla pro žadatele a příjemce - obecná a specifická část, kap. 8.7.4.1 a kap. 8.7.4.3. Dodržení pravidel o maximální výši úvazků (1 nebo 1,2 násobek fondu pracovní doby) se kontroluje jen v rámci přímých osobních výdajů.